Agilität im Learning & Development: Die Skill-Plattform

Der Ausgangspunkt: Wie gelingt effiziente Wissensvermittlung im Homeoffice?

Die effiziente, strukturierte Wissensvermittlung ist eine der spannendsten Herausforderungen für jedes Unternehmen. Das gilt insbesondere für Neustartende, aber auch für interne Wechsel im Rahmen von Reorganisationen. Die Mitarbeitenden sollen sich das Wissen für ihre Fachbereiche schnellstmöglich aneignen. In der Vergangenheit war das eine Aufgabe, die vor allem durch unsere engagierten Führungskräfte und die bereits vorhandenen Fachressourcen geleistet wurde. Durch Corona und die Homeoffice-Pflicht hat sich diese Situation geändert.

Unser Anspruch war es, das Onboarding und die Einarbeitung von neu startenden oder intern wechselnden Mitarbeitenden durch digitale Tools zu optimieren, belastbare Prozesse zu etablieren und die Führungskräfte zu entlasten. Aber wie?

Phase 1: Die Idee: Eine Skill-Plattform muss her

Die naheliegende Lösung war daher, eine Plattform zu entwickeln, auf der qualitativ hochwertige Lernmaterialien zur Verfügung gestellt werden, mit denen die Neustartenden selbstorganisiert lernen können. Als Projektverantwortliche und „Learning Professionals“ hatten wir zwar tiefgreifende Expertise auf dem Gebiet der Weiterbildung, für das komplette inhaltliche Wissen hinter den einzelnen Specialisms benötigten wir aber den Input aus den jeweiligen Abteilungen. Dementsprechend war unser Ziel, Sales für das Projekt zu gewinnen ­­­– und zwar unter der Verwendung des UGC-Ansatzes, also „(Learning) Content created for learners by learners.“  

Phase 2: Die Schatzsuche in doppelter Hinsicht

Zunächst galt es, bereits vorhandene Lern- und Info-Materialien zu finden und zu kuratieren. Diese Phase nannten wir: die Schatzsuche. Auf diesem Weg erhielten wir nicht nur wertvollen Input, den die Teams zur Aufbereitung brauchten, sondern trafen auch auf wichtige Ansprechpersonen zum Thema Skill-Wissen-Vermittlung.

Phase 3: Die Menü-Auswahl

Im Anschluss an die Sichtung der vorhandenen Materialien und die Akquisition von Stakeholdern stand die Generierung von Ressourcen an. Da sich die Geschäftslage im Juni bereits wieder deutlich verbessert hatte, fiel uns der Zugang zu den Entscheiderinnen und Entscheidern leicht. Doch wie konnten diese für das Einbringen von Ressourcen gewonnen werden? Unser Ansatz war eine Art „Menü-Liste“, aus der die Verantwortlichen der Business Units ihr individuelles Menü mit verschiedenen Leistungen und dem jeweiligen Arbeitseinsatz der Mitarbeitenden wählen und dementsprechend mit Ressourcen aus ihren Business Units budgetieren konnten.

Phase 4: SCRUM-Framework für eine bessere Planung der Kapazitäten

Unser Projekt fand gleich zu Beginn großen Anklang und viele wollten sich beteiligen. Da sich die Ressourcenlage im Vertrieb und damit die Kapazitäten schnell ändern können, setzten wir auf ein SCRUM-Framework, das das Arbeiten in sogenannten Sprints ermöglichte.

Einer der Projektverantwortlichen übernahm die Rolle des Product Owner, sein Kollege die des SCRUM-Masters. Die Skill-Experten repräsentierten dabei das Dev-Team. Zusammen bildeten wir drei Teams mit den Schwerpunkten IT, Engineering und Finance. So konnten wir nun flexibler auf Schwankungen der Ressourcen der einzelnen Teams reagieren, indem wir während eines Sprints das Sprint-Goal anpassten oder nachträglich die „Definition of Done“ („D.o.D.“) des gemeinsamen Produkts prüften. Grundlegend entschieden sich alle Teams für die Erstellung von Web Based Trainings (WBTs). Für einen guten Projektüberblick war es wichtig, Transparenz und Teamzusammenhalt in den Teams zu schaffen. So wurden einige der Retros auch dafür genutzt, sich virtuell besser kennenzulernen.

Phase 5: What’s in it for me?

Für die Teams gab es noch ein Goodie. Sie erhielten zu Beginn die Möglichkeit, an Fortbildungen zu Scrum sowie Methodik und Didaktik teilzunehmen. Außerdem wurden sie in unserem Autoren-Tool dahingehend geschult, wie sie ein WBT erstellen.

Maßgeblich war hier die Vorarbeit durch unsere Blended Learning Crew. Als wir mit dem Projekt starteten, gab es bereits den sogenannten Lernmittelkompass, der als Web Based Training allen unseren Fachkräften grundlegende Impulse zur methodisch-didaktischen Aufbereitung von Lernmaterialien gab.

Phase 6: Partnerschaft mit YouTube

Es ist mittlerweile üblich, dass gesuchte Informationen auch im Business-Kontext auf YouTube aufgerufen werden. Wir entschieden uns daher, aus der scheinbaren Konkurrenz Verbündete zu machen. Nach Prüfung von Datenschutzrichtlinien und Urheberrechten war es uns möglich, Videos der Plattform oder auch einzelne Ausschnitte davon in die WBTs zu integrieren.

Phase 7: Die ersten Produkte und deren „Definition of Done“

Nach ca. fünf bis sechs Monaten intensiver und sehr erfolgreicher Arbeit in den Teams konnten wir im März 2021 die Skill-Plattform für alle Mitarbeitenden live schalten.
Die Unique Selling Points (und damit laut Scrum die D.o.D.) der produzierten Web Based Trainings waren zudem,

1. dass sich alle Trainings auf konkrete Recruiting-Beispiele beziehen.
2. dass sich die Lernenden interaktiv einbringen können.
3. dass konsequent die Zielgruppe zum Testen der WBTs herangezogen wird.

Phase 8: Learning Analytics und interne Vermarktung

Gleich zum Launch konnten wir uns über viele Besuche auf unserer Plattform freuen. Umso wichtiger war daher die interne Vermarktung, damit auch wirklich alle Mentorinnen und Mentoren sowie Führungskräfte von der Existenz der Plattform wissen. Mit einem Video-Call, bei dem alle beteiligten Mitarbeitenden zu sehen waren, konnten wir die Aufmerksamkeit auf das Projekt lenken und dafür sorgen, dass – Stand heute – drei von vier Führungskräften die Skill-Plattform zur fachlichen Einarbeitung nutzen.
Der Erfolg des Projekts findet auch in der internationalen Learning Community Anerkennung: Es wurde vom eLearning Journal mit dem eLearning Award 2022 in der Kategorie „User Generated Content“ ausgezeichnet, worauf wir sehr stolz sind. Siehe hier.

Timo Becker (Senior Learning Consultant). 

Matthias Mauser (Senior Professional PE & Training) 

Dora Mielke (Blended Learning Designerin) 

Sophie Lenz (Senior Blended Learning Designerin)

Friedrich Menz (Teamleiter Hays Learning Center) 

Jörg Zeller (Bereichsleiter Learning & People Development)