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#Kaffeepause

Unternehmen setzen immer öfter auf virtuelle Teams. Um Projekte bestmöglich zu stemmen, bilden sie Teams aus Mitarbeitern unterschiedlichster Standorte. Damit das Arbeiten gelingt, brauchen die Kollegen Nähe trotz räumlicher Distanz. Zum Beispiel beim virtuellen Plausch in der Cloud.

Einer sitzt in Shanghai, einer in München, einer „sonst wo“. Arbeitspsychologin Gudela Grote, die das Beispiel nennt, erinnert sich nicht genau. Ist auch egal. Es könnte Sydney sein, 16.327 Kilometer von München entfernt, es könnte Boston sein, 11.732 Kilometer von Shanghai entfernt. Dort, wo die drei Softwareentwickler Informationen austauschen und Konferenzen abhalten, gibt es keine weiten Wege. Sie arbeiten in einem virtuellen Team.

Jedes zweite deutsche Unternehmen setzt Neue Medien für die Unternehmenskommunikation ein, und neun von zehn dieser Firmen wollen künftig verstärkt in den Bereich investieren (BITKOM-Studie, 2012). Diese Entwicklung wirkt sich vor allem auf die Projektarbeit aus. Immer mehr Firmen, auch abseits der IT-Branche, bilden für das Umsetzen von Projekten virtuelle Teams: Die Mitglieder arbeiten an verschiedenen Orten zu unterschiedlichen Zeiten an gemeinsamen Zielen. Sie treffen sich nie oder nur selten und kommunizieren mediengestützt. Dank neuer Informations- und Kommunikationstechnologien finden Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht mehr nur in derselben Stadt, sondern auf der ganzen Welt. Kann das gutgehen?

Grote ist Professorin an der ETH Zürich und erforscht, wie sich neue Technologien auf Arbeitsprozesse auswirken: Sie weiß, worauf es ankommt, damit das Arbeiten in virtuellen Teams gelingt. Der Erfolg beginnt damit, sich auf das Neue einzulassen. „Viele Führungskräfte denken, sie dürften ihre Leute nicht alleine laufen lassen. Das ist tief verwurzelt“, sagt Grote. „Wenn ich alles unter Kontrolle haben möchte, sollte ich gar nicht erst anfangen, mit virtuellen Teams zu arbeiten.“

Dabei können Mitarbeiter gute Ergebnisse erzielen, wenn der Chef weit weg ist. Die Distanz kann sogar von Vorteil sein, beispielsweise wenn Konflikte auftreten. Sie schafft Zeit zu überlegen. Eine E-Mail kann am nächsten Tag beantwortet werden, beim Feilen an Worten denkt man über den Konflikt intensiver nach als im direkten Gespräch. Im Alltag aber ist der mangelnde Kontakt zu den Kollegen ein Problem: Das Gespür fürs Gegenüber fehlt. „Man kann Projektmanagementsysteme verwenden und alle Meilensteine abhaken. Aber was hinter dem Häkchen steckt, weiß keiner.“

Jedes virtuelle Team braucht einen gemeinsamen Kick-off

Gudela Grote, Professorin an der ETH Zürich, erforscht, wie sich neue Technologien auf Arbeitsprozesse auswirken. Sie weiß, worauf es ankommt, damit das Arbeiten in virtuellen Teams gelingt.

Als der Wandel begann und sich erste virtuelle Teams bildeten, erforschte Grote in einer Studie, welche Folgen das auf die Arbeitsprozesse hatte. „Wir waren erstaunt, dass die Führungskräfte so oft wie möglich den persönlichen Kontakt suchten.“ Sie waren ständig unterwegs, um ihre Mitarbeiter zu treffen.

Heute, zehn Jahre später, ist das standortverteilte Arbeiten keine Ausnahme mehr. Mitarbeiter sitzen zuhause, in der Bahn, in Shanghai oder München. Aber das Bedürfnis nach Nähe trotz räumlicher Distanz ist geblieben. Deswegen rät Grote: „Jedes virtuelle Team braucht einen gemeinsamen Kick-off. Gerade am Anfang ist es wichtig, sich persönlich zu treffen.“ Am besten seien Treffen in bestimmten Abständen.

Nicht immer ist das möglich, weil Unternehmen sparen müssen oder die Teammitglieder an zu vielen Orten arbeiten. In diesem Fall rät Grote zum virtuellen Smalltalk. „Nehmt euch eine halbe Stunde Zeit, per Skype zu reden und gemeinsam einen Kaffee zu trinken!“ Oder, noch zeitgemäßer, sich zum Plausch in der Cloud zu verabreden.

Michael Weber ist Nachrichtentechnikingenieur mit Schwerpunkt Datentechnik sowie Betriebswirt mit Schwerpunkt Management und Controlling. Er verknüpft umfassendes Fachwissen mit profundem und aktuellem technischen Know-how bei der erfolgreichen Umsetzung von Projekten. Der Freiberufler ist zertifizierter Projektleiter und zertifizierter Risikomanager mit mehr als 30 Jahren IT-Projekterfahrung

Denn einen zusätzlichen Mitarbeiter haben virtuelle Teams: die Technik. „Kaum eine Entwicklung hat die Zusammenarbeit in Unternehmen in den vergangenen 20 Jahren so umgekrempelt wie die Tools für virtuelle Teams“, sagt Michael Weber aus Frankfurt, IT-Manager, Projektleiter und Business Partner von Hays, der seit 1982 im Projektgeschäft tätig ist. Früher gab es nur E-Mail und Telefon, heute steht eine große Auswahl von Anwendungen zur Verfügung: Chats und Foren, Wikis und Blogs. Aber welche Tools eignen sich wofür?

IT-Experte Weber fasst die aktuellen Tools unter dem Begriff Smart Collaboration zusammen: Web 2.0 und Social Media sind damit in den Unternehmen angekommen. „Wissen soll nicht länger für sich behalten, sondern geteilt werden.“ Wer in virtuellen Teams arbeitet, schreibt beispielsweise einen Blog, um seine Kollegen über sein Vorgehen zu informieren. Oder man erstellt Wikis, Artikel über das eigene Fachgebiet; das Team kann darauf zugreifen, Informationen verändern und erweitern. In Communities treffen sich Experten, in Foren diskutieren die Kollegen und per Tweets versenden sie Statusmeldungen. Jeder hat Zugriff auf dieselben Informationen, jeder weiß, woran der Kollege gerade arbeitet: Hierarchien flachen ab.

Eine weitere wichtige Anwendung, weiß Weber, ist die Webkonferenz: Dabei werden alle Teammitglieder online zugeschaltet. Desktop Sharing ermöglicht, dass die Konferenzteilnehmer ihren Computer freigeben. Jeder kann so auf den Bildschirm des anderen blicken, Maus und Tastatur werden virtuell weitergereicht, nach München, Shanghai, Boston oder Sydney.




Die neue Arbeitswelt muss von oben gelebt werden

Willi Engel, Bereichsleiter ECM bei Bitkom e.V.

„Der Fokus sollte aber nicht auf der Auswahl des Werkzeugs liegen“, sagt Willi Engel, Bereichsleiter ECM bei Bitkom e. V. „Wichtiger ist es, die Mitarbeiter mitzunehmen.“ Das gelingt einerseits, indem die Verantwortlichen ihr Team im Umgang mit den Medien schulen. Andererseits müsse die neue Arbeitswelt „von oben gelebt werden“. Keine Führungskraft dürfe sagen: „Wir arbeiten mit Wikis“ – und weiterhin nur E-Mails schreiben.

Künftig werden nicht mehr nur Projekte in virtuellen Teams erledigt, sagt Engel. Demografischer Wandel zwänge die Unternehmen zum Handeln. „Die passenden Fachkräfte wohnen nicht immer in einer Stadt.“ Engel spricht von einem Kulturwandel in Unternehmen. „Es geht ans Eingemachte.“ Und es gibt Fallstricke. Denn während sich der Trend, in virtuellen Teams zu arbeiten, weiter abzeichnet, rudern einige bereits zurück. Yahoo-Chefin Marissa Meyer verbot im vergangenen Jahr die Heimarbeit und begründete die neue Richtlinie so: „Einige der besten Entscheidungen und Erkenntnisse erwachsen aus Gesprächen am Flur oder in der Cafeteria.“ Vielleicht aber entstehen ähnlich gute Ideen, wenn Mitarbeiter zwischendurch twittern, bei #Kaffeepause.

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