Statement of Work (SoW) und die Vertragsarten für den Einsatz von externem Personal

Viele Unternehmen nutzen das Fachwissen und die Expertise einer wachsenden Zahl von externen Dienstleistungs- und Lieferunternehmen.

Analysten und Analystinnen, IT-Spezialisten und -Spezialistinnen sowie Projektmanager und Projektmanagerinnen – eine Reihe von nicht fest angestellten Fachleuten sind für den reibungslosen Ablauf des Tages- und Projektgeschäfts unerlässlich.

Im Gegensatz zu fest angestelltem Personal sind deren Einsätze immer zeitlich begrenzt und unterliegen je nach genutzter Vertragsart unterschiedlichen Bedingungen.

Diese externen Mitarbeitenden leisten zwar einen wichtigen Beitrag, die Unternehmen benötigen jedoch für sie im Vergleich zu internem Personal eigene Workstreams und Arbeitsabläufe. Zum Beispiel die Suche nach geeigneten Lieferunternehmen, das Aushandeln von Auftragsbedingungen, die Erfassung von Arbeitszeiten oder Meilensteinen sowie eine zyklische, aufwandsgerechte Abrechnung. Und das alles unter Berücksichtigung aller Compliance-Aspekte.

In Deutschland wird externes Personal bei Unternehmen über die folgenden drei Vertragsarten eingesetzt:

Arbeitnehmerüberlassung

Bei der Arbeitnehmerüberlassung gibt es drei Säulen: die Zeitarbeitsfirma (Verleiher), den Leiharbeitnehmer oder die Leiharbeitnehmerin und das Unternehmen (Entleiher).

Leiharbeitnehmende sind in Festanstellung beim Verleiher. Dieser Arbeitsvertrag ist dem klassischen Arbeitsvertrag von fest angestellten Mitarbeitenden sehr ähnlich, er enthält jedoch zusätzliche Paragraphen und spezifische Regelungen aus dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, denen zufolge die Arbeitsleistung an Unternehmen für einen festgelegten Zeitraum „verliehen“ werden kann. Für solch einen Einsatz werden Verträge sowohl zwischen den Leihmitarbeitenden und dem Verleiher als auch zwischen dem Verleiher und dem Unternehmen (Entleiher) geschlossen.

Grundsätzlich gilt: Die Arbeitnehmerüberlassung bietet im Gegensatz zu den zwei anderen Vertragsarten die Möglichkeit, Mitarbeitende in das Unternehmen einzugliedern. Die Entlohnung der Leiharbeitnehmenden ist über Regelungen wie Equal Pay in Tarifgesetzen und Branchentarifverträgen geregelt. Zeitlich begrenzt sind diese Einsätze über eine definierte Höchstüberlassungsdauer.

Dienstvertrag

Beim selbstständigen Dienstvertrag besteht entweder ein Dreiecksverhältnis aus Freelancer oder Freelancerin, Personaldienstleistungsunternehmen und beauftragendem Unternehmen oder die Freelancer oder Freelancerinnen werden direkt vom Auftraggeber beauftragt. Im ersten Fall (Dreiecksverhältnis) schließt das Personaldienstleistungsunternehmen mit dem Freelancer oder der Freelancerin einen Vertrag und verkauft die Dienstleistung an das beauftragende Unternehmen. Die Abrechnung erfolgt üblicherweise nach zeitlichem Aufwand. Auch hier gelten strenge rechtliche Regularien, die es einzuhalten gilt, um die unabhängige Freelancerin bzw. den Freelancer von festangestellten Mitarbeitenden und Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmern abzugrenzen.

Werkvertrag / Statement of Work / Services Procurement

Auf diese Vertragsart gehen wir im Folgenden noch genauer ein. Eine Definition ist nicht so einfach, da die Begrifflichkeiten unterschiedlich verwendet werden. In Kurzform bezeichnen alle drei Begriffe eine Leistung, die nicht stunden- oder tageweise abgerechnet wird, also nach Aufwand, sondern bei der ein „Ergebnis“ geschuldet wird, für das ein Preis vereinbart wurde.

Vertiefende Informationen erhalten Sie durch unsere DREI AM HÄUFIGSTEN GESTELLTEN FRAGEN ZUM THEMA STATEMENT OF WORK / WERKVERTRAG

Statement of Work

Zunächst sei gesagt, dass Statement of Work (SoW) im internationalen Gebrauch eine andere, umfänglichere Bedeutung hat als die gängigste deutsche Bezeichnung Werkvertrag.

International versteht man unter einer SoW-Vereinbarung eine Art Arbeitsbeschreibung. Also ein Dokument, in dem projekt- oder auftragsspezifische Aktivitäten festgelegt werden. Dieses Dokument kann theoretisch für alle nicht fest angestellten Externen verwendet werden, von den größten globalen Beratungsunternehmen bis hin zu einzelnen Freelancern oder Freelancerinnen. Für eingesetzte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Arbeitnehmerüberlassung ist der Begriff unüblich.

Ein Statement of Work ist eine konkrete Vereinbarung über das „Wer“, „Was“, „Wann“ und „Wie“. Zum Beispiel werden hier die erwarteten Ergebnisse oder Leistungen, die vereinbarte Vergütung und ein Überblick darüber, wie die Arbeit ausgeführt werden soll, festgehalten.

Der Werkvertrag

Im deutschen Gebrauch unterscheidet sich das nach § 631ff BGB definierte Gewerk vom oben beschriebenen Statement of Work vor allem in der Personenschärfe und der Art der Vergütung. In Deutschland ist es wichtig, dass Werkleistungen selbstständig erbracht werden. Das bedeutet, dass Werkleistende eigenständig, d. h. vor allem weisungsfrei und nicht integriert leisten. Kurzum: Es werden Ergebnisse geschuldet. Die Art und Weise, das „Wie“ und „Wo“ der Leistungserbringung, sollte weitestgehend uneingeschränkt bleiben. Entscheidend ist, dass das Ergebnis mit den im Lasten-/Pflichtenheft definierten Ergebnissen (zeitlich, qualitativ) übereinstimmt. Die erfolgte Abnahme dieser vereinbarten Ergebnisse/Liefergegenstände lösen die Teil-/Abschlags- und Schluss-Zahlungen aus.

Services Procurement

Wenn ich mit englischsprachigen Kundenansprechpersonen oder Kollegen und Kolleginnen spreche, verwende ich Services Procurement als Übersetzung für unseren „Werkvertrag“. Dies kann ich tun, weil die juristische Unschärfe, die ich damit ignoriere, meist im Kontext der Gespräche keine Rolle spielt.

Wörtlich bedeutet Services Procurement im Deutschen am ehesten „Beschaffung von Dienstleistungen“ und umfasst Dienstleistungsverträge, die wie ein Werkvertrag erbracht werden und solche, die als kontinuierlicher Service (inkl. Service-Level-Agreements) erfolgen, wie beispielsweise Wartungsverträge. Die Abrechnung kann daher auch nach Aufwand und Stunden erfolgen und entspricht somit nicht der Definition eines Werkvertrags.

Im internationalen Gebrauch werden beide Vertragsformen in einen Topf geworfen. Um den deutschen Compliance-Richtlinien zu Scheingewerken und Scheinselbstständigkeit zu entsprechen, ist hier allerdings Vorsicht geboten, wenn diese externen Leistungen von Deutschland aus gemanagt werden.

• Reduzierung des Risikos: Durch ein klares – und gemeinsames – Verständnis des Scopes (Umfang, Ergebnisse und Zweck des Projekts), festgelegt im Lasten-/Pflichtenheft, können Organisationen das Risiko für ihr Projekt reduzieren. Bei gut gemanagten Werkverträgen sind die Kosten vorher sehr gut kalkulierbar und eine Regelkonformität im Beschaffungsprozess zu gewährleisten.  

Darüber hinaus lagern Sie auch einen Teil des unternehmerischen Risikos an das Lieferunternehmen aus. Sie kaufen ein Ergebnis.

• Gemeinsam einen Wettbewerbsvorteil schaffen: In allen Branchen, Regionen und Berufssparten herrscht ein Mangel an Fachkräften. Top-Talente können bei der Auswahl ihrer Kunden und Auftraggeber wählerischer sein. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen überlegen, wie sie zu einem bevorzugten Auftraggeber werden können.

Klare und präzise Leistungen, ein transparenter Zeitrahmen für das Projekt und pünktliche Zahlungen können die Hauptbedenken von externen Fachkräften zerstreuen.

Managed-Service-Programme (MSP) wie sie von Hays angeboten werden, sind in den Vertragsarten Arbeitnehmerüberlassung und Dienstvertrag heute sehr weit verbreitet. Die Kundenunternehmen genießen den Vorteil, dass alle Prozesse zur Beschaffung und zum Management von externen Ressourcen professionell aufgesetzt und gesteuert werden. Und ja, das bietet natürlich auch bei Werkverträgen einen erheblichen Vorteil. Wir sprechen aufgrund der oben beschriebenen internationalen Bekanntheit des Begriffes von einem „SoW MSP“.

Bei den Werkverträgen steckt der Teufel im Detail. Der Einsatz zusätzlicher Zeit und Ressourcen, um sicherzustellen, dass die Erwartungen umrissen, die wichtigsten Fristen festgelegt und der Umfang des Projekts von allen Parteien verstanden wird, kann das Risiko von Missverständnissen oder Streitigkeiten im Nachhinein minimieren.

Durch aktives Management kann ein Werkvertrag bessere Projektergebnisse erzielen, den Wert der Ausgaben erhöhen und die Wettbewerbsfähigkeit maximieren, indem ein integrierter und flexibler Ansatz für das Management Ihrer nicht ständigen Mitarbeitenden ermöglicht wird.

Zugang zu Top-Talenten erschließen: Die Arbeitswelt ist unbestreitbar komplexer geworden. Mit Blick auf die Zukunft verbessern führende Unternehmen ihre technologischen Fähigkeiten, führen groß angelegte Change-Management-Projekte durch oder skalieren ihre Lösungen, um Agilität in ihre Abläufe zu integrieren.

Mit einem SoW MSP können Sie ein Ökosystem von Dienstleistungsunternehmen nutzen und sich im Falle von Hays auf unsere Talentnetzwerke stützen. Ihr Unternehmen profitiert von Innovation und Fachwissen, ohne dass Sie sich zu einer dauerhaften Aufstockung des Personalbestands verpflichten müssen.

Und Sie haben das Steuer in der Hand: Mit einer Arbeitsbeschreibung, wie sie ein SoW-Dokument darstellt, haben das Unternehmen und der Lieferant ein Ergebnis vereinbart oder eine Reihe von Meilensteinen festgelegt, die im Rahmen der Projektdurchführung erreicht werden müssen.

Die Entscheidung für eine ergebnisorientierte SoW-Lösung kann dazu beitragen, dass mehr Mittel zur Verfügung stehen. Die mit verpassten Terminen, Qualitätskontrollen und Kosten für Nacharbeiten verbundenen Mehrausgaben werden durch ein angemessenes Management über einen Drittanbieter wie Hays, der eine Reihe von Leistungen überwacht, reduziert oder beseitigt.

Für uns bedeutet das auch, dass wir uns für die Befähigung und Flexibilität einsetzen und die Beschaffung von Dienstleistungen nicht nur als Kostenfaktor betrachten, der kontrolliert werden muss. Durch einen ganzheitlichen Ansatz können wir einen größeren Wert für Ihr Unternehmen schaffen, indem wir Ihre End-to-End-Prozesse vereinfachen und stärken, um eine fundierte Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Einige Kundenunternehmen ziehen es vor, sich auf interne Ressourcen zu verlassen, um das SoW-Dokument abzusegnen, bevor sie ein geeignetes Dienstleistungsunternehmen auswählen und beauftragen, welches die Aktivitäten im Zusammenhang mit der Ressourcenverfolgung und der Zahlungsvalidierung überwacht. Andere entscheiden sich dafür, ein breiteres Spektrum an Aufgaben auszulagern, einschließlich des Einsatzes eines Vendor-Management-Systems, das eine bessere Nachverfolgung und Analyse von externen Kräften ermöglicht. Dank des Umfangs und der Größe unseres Unternehmens können wir unsere Dienstleistungen flexibel an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen.

Wir haben eine Reihe von Expertinnen und Experten zu diesen Themen, um Sie auf diesem Weg zu unterstützen. Nehmen Sie noch heute Kontakt zu mir auf. Wir beraten Sie gerne.